Im Trennungsgespräch bei einer betriebsbedingten Kündigung ist das Gesprächsziel bescheiden: Die Führungskraft soll die Situation nicht schlimmer machen als sie schon ist. Die Gesprächssituation ist gespannt und wird es bleiben. Konsens und beiderseitige Zufriedenheit der Gesprächspartner ist bei einem Trennungsgespräch nicht zu erreichen: Die Kündigung bedeutet für die Betroffenen nichts Gutes und es gibt zunächst keine Lösung für das Problem.

Ein Gesprächskonzept ist wichtig
Trennungsgespräche sind niemals angenehm, umso wichtiger ist es, sich vorzubereiten und einen Leitfaden zu erstellen. Das hilft mit der Angst umzugehen und vermeidet belastende Leerphasen im Gespräch. Auch wenn ein Vertreter der Personalabteilung bei dem Gespräch anwesend ist, sollte sich die Führungskraft im Vorfeld genau darüber informieren, unter welchen Bedingungen sich die Kündigung vollziehen wird und im Gespräch mit der Personalabteilung diese Konditionen festlegen.

Die wichtigsten Fragen im Trennungsgespräch sind:
- Wann endet laut Vertrag das Beschäftigungsverhältnis?

- Welche Kündigungsfrist ist vorgesehen?

- Besteht noch Resturlaub?

- Wird der Mitarbeiter vorzeitig freigestellt?

- Erhält der Mitarbeiter eine Abfindung? Wenn ja, in welcher Höhe?

- Hilft ihm das Unternehmen durch einen Outplacement-Berater, sich neu zu orientieren?


Die richtige Vorbereitung
Mit Trennungsgesprächen umzugehen bedeutet auch, das richtige Umfeld für das Gespräch zu schaffen. Ein Zeit- und Kommunikationsplan erleichtert Betroffenen und dem Vorgesetzen den Umgang mit der schwierigen Situation.
Viele Unternehmen bevorzugen bei Trennungsgesprächen den Freitagnachmittag. Das entspricht den Interessen des Vorgesetzten, der schlechte Stimmung für den Rest der Woche in der Abteilung vermeiden möchte. Dem Bedürfnis des Mitarbeiters entspricht es nicht, mit der Hiobsbotschaft ins Wochenende geschickt zu werden. Besser ist der Wochenanfang für ein Trennungsgespräch: So können in den folgenden Tagen offene Fragen direkt geklärt werden.
Steht die Trennung von mehreren Mitarbeiten bevor, ist ein guter Zeitplan besonders wichtig: Hat das erste der Trennungsgespräche stattgefunden, sollten die anderen schnell folgen. Sonst lähmt die um sich greifende Unsicherheit möglicherweise dauerhaft die Arbeit im Team. Generell sollten die verbleibenden Mitarbeiter über Kündigungen informiert werden.


Grundprinzipien: Korrektheit, Offenheit, Einfühlungsvermögen
In der Regel findet das Gespräch im Büro der Führungskraft statt. Der Ort des Gesprächs sollte auf jeden Fall störungsfrei sein. Für den Mitarbeiter unzumutbar ist, dass Telefonanrufe oder Anfragen von Kollegen das Gespräch unterbrechen. Im Gespräch sind gerade die ersten Sätze enorm wichtig: Auch wenn es unangenehm ist, die Kernbotschaft sollte schnell und direkt vermittelt werden, langwieriger Small Talk ist zum Einstieg nicht angebracht. Vielmehr geht es darum, dem betroffenen Mitarbeiter die Gründe sachlich und nachvollziehbar zu erläutern, die zu einer betriebsbedingten Kündigung geführt haben und dabei deutlich zu machen, dass die Kündigung kein Urteil über seine Persönlichkeit oder Fähigkeiten darstellt.
Oberste Priorität sollten immer die Gefühle der betroffenen Mitarbeiter haben und auch bei Gefühlsausbrüchen ist Rücksicht angebracht: In so einer Situation haben sie ein Recht abzulassen". Die Führungskraft muss diese Emotionen auffangen und dafür Sorge tragen, dass alles geregelt, offen und verantwortungsvoll abläuft. Es sollten deshalb nur Zusagen gegeben werden, die das Unternehmen halten tatsächlich kann.

Mitverantwortung für das Unternehmen
Die verbleibenden Mitarbeiter beobachten sehr genau, wie Kündigungen im Haus vollzogen werden. Über den verbreitet sich die Nachricht von einer unmenschlichen oder dilettantischen Trennungspraxis zunächst im Unternehmen, danach auch außerhalb. Führungskräfte und Personalabteilung tragen daher nicht nur Verantwortung für das Wohl des Betroffenen: Wie man sich von Mitarbeitern trennt, hat auch Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber.


Rechtstipp:
Meldepflicht für gekündigte Arbeitnehmer - Mitwirkung der Arbeitgeber
Seit dem 1. Juli 2003 gilt eine frühzeitige Meldepflicht für gekündigte Arbeitnehmer ( 37 b Sozial Gesetzbuch III): Jeder Arbeitnehmer muss sich unmittelbar persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden, sobald er von der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfährt. Das gilt auch, wenn die Arbeitslosigkeit erst in einigen Monaten droht. Arbeitgeber haben eine Mitwirkungspflicht bei dieser neuen Regelung. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter auf diese Meldepflicht hin. Denn auch Arbeitgeber sollen der neuen Regelung zufolge einen Beitrag zur Vermeidung von Arbeitslosigkeit leisten, indem sie zum Beispiel von Entlassung bedrohte Arbeitnehmer über die Meldepflicht informieren. Auch müssen sie Arbeitnehmer unter Umständen für die Stellensuche und die Teilnahme an Maßnahmen der Agentur für Arbeit freistellen. Handelt es sich um einen befristeten Arbeitsvertrag, muss sich der Arbeitnehmer schon drei Monate vor Vertragsablauf bei der Agentur für Arbeit melden. Keine Meldepflicht vor Ende des Versicherungspflichtverhältnisses besteht, wenn ein betriebliches Ausbildungsverhältnis endet.